Carpeta Virtual de Documentos


Carpeta Virtual de Documentos CVD
Sistema que almacena en carpetas electrónicas toda clase de documentos que recibe una institución.



¿Qué ventajas tiene usar CVD?
- Al escanear los documentos, se manipulan los originales una sola vez, y se almacenan electrónicamente; quedando disponibles para su uso por años, clasificados y ordenados, sin deterioros y a muy bajos costos por almacenamiento.
- Puede acceder a carpetas o documentos en forma rápida y oportuna desde el computador.
- Opera con la plataforma ADD (Administrador de documentos digitales) que permite administrar carpetas, documentos, campos de información y usuarios, convirtiéndose en una herramienta de apoyo a la gestión.
- Permite asignar un mismo documento a distintas carpetas, facilitando su búsqueda, acceso y uso por distintos usuarios o áreas.
- Mantiene un control de los documentos, evitando extravíos o un uso indebido.
- Complementa a los sistemas de información existentes en la institución.
- Captura en forma automática y/o manual para su uso en el sistema y otros sistemas.


Versatilidad
- Opera en la web, Intranet - Internet

Operación simple
- Es un sistema intuitivo con todos los comandos a la vista

Control
- Mantiene bitácoras de uso, registra la fecha y hora de cada operación
- Tiene un conjunto de consultas e informes que permiten mejorar la gestión global

Tipos de documento
- Permite tres tipos de documento
- Estructurados, con todos sus campos en posiciones fijas, tales como el carné de identidad, formularios impresos etc.
- Semiestructurados, con algunos campos en posiciones fijas, tales como facturas, notas de crédito y débito, etc.
- No estructurados, tales como fotos, cartas, etc.
Funciones
- Captura el documento con o sin formato
- escaneados, origen papel
- archivo, origen Excel, Word, XML, JPG, BMP, etc.
- Permite asociar otros documentos digitales o externos, de apoyo a la carpeta
- Recupera textos automáticamente con las funciones de reconocimiento de caracteres ópticos (OCR), por ejemplo en las facturas
- Graba datos de creación (fecha y hora, usuario, etc.)
- Registra la ubicación electrónica y la ubicación física de cada documento
- Permite establecer la vigencia del documento (fecha fija, fecha definida + días, hoy + días)
- Puede almacenar documentos cifrados con niveles de seguridad para acceder a ellos
- Permite clasificar o agrupar carpetas y documentos
- Permite definir perfiles y asignar usuarios:
- que crean carpetas e incorporan documentos
- que visualizan las carpetas, dependiendo de la aplicación pueden tener funciones de aprobación, administración, etc.
- Asigna múltiples llaves de acceso a las carpetas, tales como: Rut, razón social, nombre de fantasía, Nº de cliente, otros

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